Ну наверное не все так грустно, во-первых в договор на аренду можно доп. соглашением вписать весь коллектив, или доверенности выдать каждому от лица ответственного съемщика или если серьезно подходить к делу , то арендовать квартиру на контору для проведения переговоров например.