... обеспечить компанию внутренней почтой должна суметь любая самая захудалая компьютерная (в смысле провайдер/интегратор) фирма. Софт давным-давно придуман, что Ваши программисты собрались писать?

Могу ошибаться, но тот же Outlook, по-моему, может использоваться для внутренней переписки. Действительно, нужен внутренний почтовый сервер, но это же лучше, чем самим изобретать велосипед.