Самый комфортный вариант снять квартиру. Предложений полно, в том числе и на форуме Винского в профильном форуме. 

Гостиниц полно, лучше всего селиться в географически удобном месте, например, в районе Испанской лестницы (Piazza di Spagna). Оттуда недалеко везде до всех достопримечательностей пешком. Когда тяжело ходить, то рекомендую перемещаться на такси. Это недорого и такси может подъезжать ко всем достопримечательностям вплотную, в том числе Ватикану, Фонтану Треви (Fontana di Trevi) и т.д.

С едой в Риме нет проблем. В любой пиццерии, траттории и джелатерии вас накормят качественно. Впрочем, я не знаю запросов Вашей компании, наличия понтов и т.д. Например, избегайте пафосных мест в районе достопримечательностей, как правило расчитано на туристов и дороговато. Может быть не очень вкусно. Например, в районе Пантеона, куча таких не очень хороших заведений. Чуть вглубине, наоборот, полно мест, где нормально можно поесть.

Кстати, будьте готовы, что сев за столик в Италии, например, выпить кофе, вам добавят к счету примерно 3 евро за обслуживание. Итальянцы пьют кофе стоя у барной стойки. Цена кофе примерно евро - полтора.

Рекомендую купить путеводитель, например, афишевский, там неплохо и с любовью описан Рим, в том числе куда сходить, где поесть.

В принципе, никаких проблем не должно возникнуть, в крупных городах неплохо большинство говорит по-английски, что удивительно, много людей знают русский.